Au cours de ce premier mois de stage, j'ai découvert le fonctionnement de mon hôtel.

Ma période d'observation m'a permis d'approfondir mes connaissances dans le domaine de l'hôtellerie.

A l'arrivée des voyageurs, une boisson de bienvenue est offerte.

 

Nous sollicitons le voucher (bon d'échange de l'hôtel) ainsi que les passeports, pour procéder au check-in. A l'aide de la fiche d'enregistrement que les clients ont rempli au préalable.

Nous faisons appel au Housekeeping afin de savoir si la chambre du client est prête, pendant ce temps des explications sont fournies au client sur le fonctionnement de l'hôtel à savoir les différents restaurants et leurs heures d'ouverture, les clés de la chambre et la connexion internet.

Une enveloppe est donnée à chacun avec toutes les informations nécessaires pour leur séjour, y figurent une pochette avec les 2 cartes de chambres, un plan de l'hôtel, des stickers à coller sur les bagages pour que le Groom sache dans quelle chambre il doit amener ces derniers.

 

Une fois prête, les clients seront amener à leur chambre par le Groom.

 

 

Nous enregistrons les clients dans le logiciel Opera.

Dans un premier temps on entre le numéro de la chambre, les données personnelles du client puis on sauvegarde.

On vérifie également que les noms sur le logiciel soient identiques aux papiers d'identité.

Nous utilisons le logiciel Inhova pour établir les cartes de chambres, cartes de couleur bleue pour l'électricité et pour une majorité des chambres.

Des cartes de couleurs gold pour les chambres numérotées 3 000 et 5 000.

 

Etre stagiaire à la réception c'est aussi répondre au téléphone, avec une formule type

"Capsis Out of the Blue Sandra's speaking May I help you", il peut s'agir d'une demande renseignement sur le resort ou une commande pour le Room Service.

Lorsque je réceptionne un appel il faut systématiquement écrire le numéro de la chambre ainsi que l'information demandée.

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Cet hôtel travaille avec plusieurs tours opérateurs, la clientèle est diversifiée.

Les touristes Anglais, Allemands, Russes, Français et Israéliens sont les principales nationalités représentées.

Ces touristes voyagent avec les différents tours opérateurs avec lesquels nous sommes en partenariat :

O Thalasso pour la clientèle française

Cretan Holidays pour la clientèle anglaise et russe

Flying Carpet pour la clientèle Israélienne

HLX pour la clientèle allemande

et bien d'autres comme Sun Web, Hellenic zeus..

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Etre assistante réceptionniste c'est aussi renseigner les clients, qu'ils leur ai possible de déjeûner plus tôt sur réservation dans le cas d'un départ en excursion et même réserver des paniers repas.

Les informer qu'une chambre de courtoisie est mise à leur disposition le jour du départ sur réservation pour une durée de 30 minutes afin de se doucher et de se changer avant leur départ.

Pour les arrivées tardives, les voyageurs bénéficient de plats froids dans leur chambre.

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A la réception de l'hôtel on renseigne à partir de l'ordinateur, les heures de transfert des voyageurs, et les chambres nettoyées.

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Autant dire que pour un premier mois j'ai déjà bien appris!

J'ai assisté à deux réceptions pour des conférences de voyages d'affaires.

J'ai accompagné quelques clients à leurs chambres pour leur montrer comment fonctionner le système d'ouverture et de fermeture des portes. Ce qui arrive parfois quand le groom est occupé.

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Grâce à une salariée que j'ai rencontré ici, qui travaille pour le département Guest Relations j'ai pu découvrir comment son service s'organisait.

A chaque arrivée de touristes elle doit être présente à la réception pour les guider au sein du resort, dans ce département on prépare les enveloppes des arrivées, elle intervient pour de problème de chambre, elle propose les différentes activités et excursions qu'offre l'hôtel.

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J'espère vous avoir appris quelques dessous de l'hôtellerie et des missions de la réception.

Me voila déjà prête pour le mois de Juin.

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